Políticas de Reserva
En ASTRALIS ECOTREK buscamos que cada reserva sea gestionada de manera clara, ordenada y transparente. La presente Política de Reserva establece las condiciones aplicables a la solicitud, confirmación, modificación y gestión de las reservas de tours, excursiones, experiencias y demás servicios turísticos ofrecidos por nuestra agencia.
Esta política forma parte de los Términos y Condiciones de ASTRALIS ECOTREK y debe ser revisada conjuntamente con nuestra Política de Pago Anticipado y Política de Cancelación y Reembolso.
1. SOLICITUD DE RESERVA
El cliente podrá solicitar una reserva a través de los canales oficiales de ASTRALIS ECOTREK, proporcionando la información necesaria para gestionar el servicio solicitado.
Dependiendo del tipo de experiencia, la solicitud podrá requerir información como:
- Nombre completo de los viajeros.
- Nacionalidad.
- Número de documento o pasaporte, cuando sea necesario.
- Fecha de nacimiento, cuando corresponda.
- Fecha solicitada para el servicio.
- Número de pasajeros.
- Información de alojamiento o punto de recojo.
- Número de teléfono y correo electrónico.
- Requerimientos especiales relacionados con el servicio.
La solicitud de reserva estará sujeta a disponibilidad y no constituye por sí misma una confirmación definitiva.
2. VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD
Una vez recibida la solicitud, ASTRALIS ECOTREK verificará la disponibilidad del servicio, fecha, número de pasajeros y demás condiciones necesarias para su operación.
La disponibilidad puede variar dependiendo de la temporada, capacidad de los servicios, disponibilidad de proveedores, restricciones de los atractivos turísticos y otros factores operativos.
Cuando el servicio solicitado no se encuentre disponible, la agencia podrá comunicar al cliente alternativas de fecha, horario, servicio o programa, cuando estas se encuentren disponibles.
3. CONFIRMACIÓN DE LA RESERVA
Una reserva se considerará confirmada únicamente cuando ASTRALIS ECOTREK haya comunicado expresamente su confirmación y el cliente haya cumplido con los requisitos establecidos para el servicio correspondiente.
Cuando se requiera un pago anticipado o una cuota de reserva, la confirmación estará condicionada al cumplimiento del pago dentro del plazo indicado por la agencia.
El cliente recibirá, cuando corresponda, una confirmación con información relevante del servicio, como fecha, horario, número de pasajeros, punto de encuentro, servicios contratados y otras indicaciones necesarias.
4. PAGO PARA CONFIRMAR LA RESERVA
Determinados servicios pueden requerir un pago anticipado para garantizar la reserva.
El monto, plazo y medio de pago serán comunicados al cliente antes de completar la operación.
Una reserva cuyo pago requerido no haya sido realizado dentro del plazo establecido podrá permanecer pendiente o ser cancelada, especialmente cuando exista una disponibilidad limitada.
Las condiciones específicas se encuentran desarrolladas en nuestra Política de Pago Anticipado.
5. INFORMACIÓN DEL CLIENTE
El cliente deberá proporcionar información verdadera, completa y actualizada durante el proceso de reserva.
ASTRALIS ECOTREK utilizará esta información para coordinar adecuadamente los servicios contratados y realizar las gestiones necesarias con proveedores, operadores y autoridades cuando corresponda.
Cualquier error en nombres, documentos, fechas, número de pasajeros, alojamiento u otra información proporcionada por el cliente deberá ser comunicado inmediatamente.
El tratamiento de la información personal se realizará de acuerdo con nuestra Política de Protección de Datos Personales.
6. RESERVAS PARA GRUPOS
Las reservas para grupos podrán estar sujetas a condiciones particulares dependiendo del número de viajeros, fecha, tipo de servicio y disponibilidad.
Para grupos, ASTRALIS ECOTREK podrá establecer requisitos específicos de confirmación, pago, modificación y cancelación, los cuales serán comunicados al responsable de la reserva antes de su confirmación.
Cuando una persona realice una reserva en representación de un grupo, será responsable de proporcionar correctamente la información de los participantes y comunicarles las condiciones aplicables al servicio.
7. CAMBIOS EN UNA RESERVA
El cliente podrá solicitar modificaciones a una reserva confirmada, tales como:
- Cambio de fecha.
- Cambio en el número de pasajeros.
- Modificación del punto de recojo.
- Actualización de información del viajero.
- Otros cambios relacionados con el servicio.
Toda modificación estará sujeta a disponibilidad y a las condiciones del servicio contratado.
Algunas modificaciones pueden generar costos adicionales cuando impliquen cambios en transporte, alojamiento, entradas, proveedores u otros servicios previamente coordinados.
La solicitud de modificación deberá realizarse a través de los canales oficiales de ASTRALIS ECOTREK.
8. REDUCCIÓN O AUMENTO DEL NÚMERO DE PASAJEROS
El cliente deberá comunicar con anticipación cualquier modificación en el número de viajeros.
El aumento de pasajeros estará sujeto a disponibilidad.
La reducción del número de pasajeros podrá modificar el precio total del servicio y, cuando corresponda, estará sujeta a las condiciones establecidas en nuestra Política de Cancelación y Reembolso.
Los servicios o gastos que ya hayan sido contratados específicamente para un pasajero podrán estar sujetos a condiciones particulares de devolución.
9. DATOS INCORRECTOS O INCOMPLETOS
ASTRALIS ECOTREK no será responsable por inconvenientes derivados de información incorrecta, incompleta o desactualizada proporcionada por el cliente.
Cuando un error en los datos genere costos adicionales para corregir una reserva, dichos costos podrán ser asumidos por el cliente cuando correspondan y hayan sido previamente comunicados.
Por ello, se recomienda revisar cuidadosamente toda la información proporcionada antes de confirmar la reserva.
10. RESERVAS DE ÚLTIMO MOMENTO
Las reservas realizadas con poca anticipación estarán sujetas a la disponibilidad real de los servicios requeridos.
En estos casos, ASTRALIS ECOTREK podrá solicitar el pago total del servicio antes de considerar confirmada la reserva.
La agencia comunicará al cliente cualquier condición especial aplicable a este tipo de reservas.
11. PUNTUALIDAD Y PRESENTACIÓN DEL VIAJERO
Una vez confirmada la reserva, el cliente deberá presentarse en el punto de encuentro indicado y dentro del horario establecido.
Los horarios comunicados en la confirmación de reserva deberán ser respetados para evitar retrasos o inconvenientes en la operación.
Cuando el servicio incluya recojo desde un alojamiento, el cliente deberá encontrarse disponible en el lugar y horario previamente coordinados.
Los retrasos ocasionados por el cliente podrán afectar el desarrollo del itinerario y, dependiendo de las condiciones del servicio, podrían considerarse como una ausencia del pasajero.
12. AUSENCIA DEL PASAJERO
Si el cliente no se presenta en el lugar y horario establecidos y no ha comunicado previamente una modificación o inconveniente, la reserva podrá ser considerada como no utilizada.
La ausencia del pasajero estará sujeta a las condiciones de cancelación y reembolso correspondientes al servicio contratado.
La agencia podrá intentar comunicarse con el cliente utilizando los datos proporcionados durante la reserva cuando sea necesario.
13. CAMBIOS REALIZADOS POR ASTRALIS ECOTREK
En determinadas circunstancias, ASTRALIS ECOTREK podrá realizar modificaciones operativas a una reserva debido a factores como:
- Condiciones climáticas.
- Restricciones de acceso.
- Disposiciones de autoridades.
- Cierres temporales.
- Problemas de transporte.
- Condiciones de seguridad.
- Disponibilidad de proveedores.
- Situaciones imprevisibles o fuera del control razonable de la agencia.
Cuando una modificación resulte necesaria, la agencia informará al cliente y, cuando sea posible, propondrá una alternativa adecuada.
14. SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
Algunos componentes de una experiencia turística pueden ser proporcionados por terceros, como empresas de transporte, alojamientos, restaurantes, guías, operadores locales, comunidades u otros prestadores.
ASTRALIS ECOTREK realizará las coordinaciones correspondientes de acuerdo con el servicio contratado.
Las condiciones específicas de determinados servicios externos podrán estar sujetas a las políticas del proveedor correspondiente, las cuales podrán ser comunicadas al cliente cuando resulten aplicables.
15. RESERVAS CON CONDICIONES ESPECIALES
Algunos servicios pueden contar con condiciones particulares debido a su naturaleza, disponibilidad limitada, requerimientos de operadores, entradas nominativas, temporadas especiales, actividades de aventura u otros factores.
En estos casos, las condiciones específicas serán comunicadas al cliente antes de confirmar la reserva.
Estas condiciones podrán prevalecer para ese servicio específico cuando hayan sido informadas y aceptadas durante el proceso de contratación.
16. CANCELACIÓN DE UNA RESERVA
El cliente podrá solicitar la cancelación de una reserva mediante los canales oficiales de ASTRALIS ECOTREK.
La posibilidad de obtener un reembolso, el monto correspondiente y cualquier cargo aplicable dependerán de las condiciones del servicio y del momento en que se solicite la cancelación.
Para conocer los escenarios aplicables, el cliente deberá consultar nuestra Política de Cancelación y Reembolso.
17. REPROGRAMACIÓN
Cuando el servicio permita reprogramaciones, el cliente podrá solicitar un cambio de fecha dentro de las condiciones y plazos establecidos para el servicio correspondiente.
Toda reprogramación estará sujeta a disponibilidad.
Si el cambio genera costos adicionales por parte de proveedores, entradas, transporte, alojamiento u otros servicios, estos podrán ser trasladados al cliente previa comunicación.
18. COMPROBANTE Y CONSTANCIA DE RESERVA
Cuando corresponda, ASTRALIS ECOTREK podrá proporcionar al cliente una confirmación, comprobante o documento que contenga información relacionada con la reserva.
El cliente deberá revisar la información recibida y comunicar cualquier error lo antes posible.
La falta de comunicación de un error después de recibida la confirmación no exime al cliente de verificar que los datos proporcionados sean correctos.
19. MEDIOS OFICIALES DE COMUNICACIÓN
Las confirmaciones, modificaciones y solicitudes relacionadas con una reserva deberán gestionarse mediante los canales oficiales de ASTRALIS ECOTREK.
El cliente deberá asegurarse de proporcionar un número de teléfono, correo electrónico u otro medio de contacto válido y operativo.
La agencia no será responsable por comunicaciones que no puedan ser entregadas debido a datos incorrectos, números inactivos, correos electrónicos incorrectos o falta de acceso del cliente al medio de comunicación proporcionado.
20. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE RESERVA
Al solicitar y confirmar una reserva con ASTRALIS ECOTREK, el cliente declara haber leído y aceptado la presente Política de Reserva, así como los Términos y Condiciones y las demás políticas aplicables publicadas en nuestro sitio web.
Estas políticas forman parte de las condiciones generales de contratación de los servicios ofrecidos por ASTRALIS ECOTREK.
21. CONTACTO
Para realizar una reserva, solicitar una modificación o resolver cualquier consulta relacionada con una reserva, el cliente podrá comunicarse mediante los canales oficiales de ASTRALIS ECOTREK.